Als "Notfallmanagement" geistern viele Begriffe durch die Unternehmenswelt.

Dazu hatten wir an anderer Stelle aufgeräumt!

Inhaltsverzeichnis

1. Warum so wichtig für kleine und mittlere Unternehmen?
2. Wozu überhaupt? Der Sinn des Notfallkonzeptes!
3. Der "Notfallkoffer" als Ausgangspunkt einer geordneten Unternehmensnachfolge
4. Kommen wir zur Sache - erstellen wir zusammen das Notfallkonzept ...!
5. ... und realisieren wir Zusatznutzen ganz nebenbei!
6. Ein Fazit: Bereiten Sie Ihr Unternehmen vor und entlasten Sie Ihre Familie! 
   

1. Warum so wichtig für kleine und mittlere Unternehmen?

Großunternehmen verfügen über ausgearbeitete Aufbau- und Ablauforganisationsstrukturen, detaillierte Organisationsrichtlinien, ausführliche Stellenbeschreibungen, Arbeitsanweisungen, Kompetenztableaus und klare Vertretungsregelungen. In besondere, wesentliche Vorgänge sind in der Regel mehrere Personen involviert. Beim Ausfall einer (wenn auch) wichtigen Führungsperson ist der Fortgang der Geschäftstätigkeit nach sicherlich ein paar Friktionen im Ablauf zu Anfang letztlich sichergestellt.

Kleine und mittlere Unternehmen sind hier anders aufgestellt. Der Unternehmer selbst (Inhaber, Geschäftsführer, geschäftsführende Gesellschafter u.ä.) hat hier eine zentrale Funktion. Das schafft einerseits oftmals Vorteile in Schnelligkeit und Flexibilität, andererseits ist die Konzentration auf eine bis (ganz) wenige Personen von Nachteil bei einem Ausfall der Person durch Unfall, schwere Krankheit oder Tod und gleichzeitig ist der Pool an Personen, die bei einem Ausfall des Unternehmers übernehmen könnten, in kleinen bis mittleren Unternehmen oftmals sehr überschaubar. 

Darum geht es beim "Notfallkoffer", beim Notfallkonzept. Der plötzliche Ausfall des "Chefs" stellt den operativen Fortgang des Unternehmens vor besondere Herausforderungen. Für diese Situation trifft ein gewissenhafter Unternehmer Vorkehrungen zum Schutz seines Unternehmens und seiner Familie. Diese Vorkehrungen betreffen einerseits rechtliche Regelungen (Verträge, Vollmachten, Betreuungsverfügungen, Testament ...), aber auch betriebswirtschaftliche Vorbereitungen für den Notfall (Abläufe und Prozesse, Vollmachten, Informationen) zur Sicherstellung einer reibungslosen Fortsetzung des Geschäftstätigkeit. 

2. Wozu überhaupt? Der Sinn des Notfallkonzepts!

Mit einem sinnvollen, auf die individuellen Belange Ihres Unternehmens abgestimmten und mit dem Unternehmertestament verzahnten Notfallkonzept erhalten Sie

• die Beziehungen zu Ihren Kunden
• die Arbeitsplätze Ihrer Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer,
• stabile Beziehungen zu Lieferanten, Banken und anderen Partnern

und sichern nicht zuletzt

• die Einkommensquelle für sich selbst und die Familie und
• den Wert Ihres Unternehmens.

Sie entlasten Ihre Familie vorwegnehmend von schwierigen Entscheidungen in dieser Ausnahmesituation. Und ganz nebenbei können Sie bei der Entwicklung des Notfallkonzeptes Zusatznutzen realisieren, wenn Sie den Prozess zur Erstellung des Konzeptes richtig ausführen und sinnvoll nutzen - dazu lesen Sie gleich mehr.

3. Der "Notfallkoffer" als Ausgangspunkt einer geordneten Unternehmensnachfolge

Das Notfallkonzept gehört nach den Standards ordnungsgemäßer Nachfolgeberatung zur Vorbereitung einer geordneten Unternehmensübergabe und ist in der Regel der erste Baustein für einen geordneten Unternehmensübergang. Berater, die Ihre Arbeit an den vorherrschenden Qualitätsstandards ausrichten, werden dieses Thema im Zuge der Vorbereitung eines (idealtypisch mit ein paar Jahren Vorlauf begonnen) Nachfolgeprozesses als einen der ersten und wichtigen Bausteine angehen (wollen). Falls nur noch die Vermittlung eines Käufers in kurzer Frist ansteht, kann sich dies sicherlich im Einzelfall erübrigen, dann wurde aber eben auch der Unternehmensübergang nicht systematisch vorbereitet und geplant. Leider erfolgt dies immer noch viel zu oft, denn ohne Vorbereitung sinken die Erfolgswahrscheinlichkeit für einen Übergang und der Unternehmenswert. Wie oft hört man, dass kein Nachfolger gefunden wurde. Viel zu oft erlebt man in der Praxis, dass mal kurz spontan, jetzt sofort, das Unternehmen übergeben werden soll - und vorbereitet wurde leider nichts! Stellen Sie sich dem Thema und holen Sie sich Unterstützung dafür!   

Da die Wahrscheinlichkeit für Krankheit und Tod mit dem Alter zunimmt und diejenigen Unternehmer, die ihr eigene Nachfolge regeln wollen, gesetzten Alters sind, nimmt auch die Bedeutung - im Eintrittsfall existenzielle Bedeutung für das Unternehmen und die Unternehmerfamilie - zu. 

Allerdings: Unfall, Krankheit und Tod kann jede Person jeden Alters treffen und so wie im Privaten Versicherungen abgeschlossen werden, sollte auch ein umfassendes Notfallkonzept zu einer gewissenhaften Unternehmensführung dazugehören und dies altersunabhängig. Denn immerhin: aus verschiedenen Quellen lässt sich entnehmen, dass ca. 25% der Nachfolgeregelungen unerwartet durch Unfall, schwere Krankheit oder plötzlichen Todesfall erzwungen werden.

Zurück zum Notfallkonzept als Ansatz und Beginn der geordneten Nachfolgelösung. Es wird gedanklich eine Fortsetzung der Geschäftstätigkeit ohne den zentralen Geschäftsführer durchexerziert. Dieser ist bei einem eventuellen Greifen des Notfallkonzeptes nicht mehr tätig, er ist ja ausgefallen, für diesen Fall machen wir das ja. Es wird eruiert, welche Aufgaben der zentrale Geschäftsführer wahrnimmt, mit wem er intern und extern interagiert, in welchen Unternehmensprozessen er welche Prozess-Schritte wahrnimmt, welche Schnittstellen zu beachten sind, wer ihn wobei am besten vertreten kann. Oftmals wird sich das Aufgabenspektrum des zentralen Geschäftsführers auf mehrere Personen verteilen lassen, dies hängt vom jeweiligen unternehmensindividuellen Aufgabengebiet des zentralen Geschäftsführers und der organisatorischen Aufstellung des Unternehmens ab. 

Glücklicherweise können wir uns vorab - vor einem solchen Ernstfall - darüber Gedanken machen und ein Notfallkonzept optimal gestalten. Sie als zentraler Geschäftsführer sind noch aktiv und nicht urplötzlich ausgefallen und können selbst daran mitwirken. 

Denjenigen Unternehmern, die sich mit dem "Loslassen" schwer tun, sei das Folgende mit auf den Weg gegeben: wenn man Sie nicht ersetzen könnte, warum sollte irgendjemand ein Interesse haben, Ihr Unternehmen zu kaufen, wie soll da die Nachfolge gelingen? 

Somit ist es nicht nur ein Konzept für den Notfall. 

• Sie stellen ganz grundlegend die Verkaufsfähigkeit Ihres Unternehmens sicher
• und sichern den möglichen Kaufpreis ab.

Denn was denken Sie, welches Unternehmen hier besser abschneidet: dasjenige, welches abhängig ist von einer Einzelperson und nur mühsam wieder nach einem Ausfall von dieser Person (unabhängig vom unerwarteten Notfall oder der beabsichtigten Betriebsübergabe) in die Spur kommt oder jenes, das so aufgestellt ist, dass die Geschäftstätigkeit relativ reibungslos in einer solchen neuen Situation fortgeführt werden kann? Und wenn die Geschäftstätigkeit relativ reibungslos fortgeführt werden kann, dann sind in einer rechnerischen Bewertung Ihres Unternehmens auch die für die Zukunft zu prognostizierenden Cash Flows oder Ertragsüberschüsse zumindest nicht durch Ihre Übergabe des Unternehmens in die neuen Hände durch vermeidbare Anlaufschwierigkeiten (auf besondere Weise) belastet. Und wenn die künftigen Cash Flows nicht belastet sind, dann ist der Barwert der künftigen Cash Flows und damit der Unternehmenswert höher, als wenn erst eine schwierige Übergangsphase überwunden werden muss. 

Und spätestens in den Gesprächen mit den Kaufinteressenten wird thematisiert werden, wie Ihr Unternehmen in Zukunft nach der erfolgten Übergabe weitergeführt werden kann - also ohne Sie. Logisch! Dass heißt die Themen, die bei der Erstellung des Nachfolgekonzeptes aufkommen, werden spätestens bei Verkaufsgesprächen ohnehin relevant! Garantiert! Haben Sie bereits im Vorhinein die Strukturen und Prozesse in Ihrem Unternehmen in einer Weise aufgestellt, dass eine mögliche teilweise Aufgabenverteilung durchdacht ist und einem potentiellen Erwerber ein Leitfaden für ein künftiges Management Ihres Unternehmens mitgegeben werden kann, schaffen Sie Sicherheit beim Käufer und in den künftigen Geschäftsabläufen und gegebenenfalls auch bei Kunden, Lieferanten oder anderen Gruppen. Oftmals wird eine Übergangszeit mit einer Weiterbeschäftigung des bisherigen Geschäftsführers (also von Ihnen) im Zuge der Verkaufsverhandlungen vereinbart - Sie haben einen größeren Spielraum, dies so zu gestalten, wie Sie wünschen, wenn Vorbereitungen getroffen wurden und dies in beide Richtungen (längere Zeit, wenn von Ihnen gewünscht oder kurz (wenn von Ihnen so gewünscht), da vorbereitet.

Gehen Sie es an und stellen Sie ein betriebswirtschaftliches Notfallkonzept (zusammen mit den rechtlichen Regelungen im Unternehmertestament) auf. Ich kenne keine in Nachfolgeprozessen regelmäßig tätige Person, die dies nicht für wichtig erachtet. Und nochmal auch an die Adresse, derjenigen Unternehmer, die Schwierigkeiten mit dem "Loslassen" haben, eine theoretische, gedankliche Auseinandersetzung mit der Fortsetzung der Geschäftstätigkeit ohne Sie hat nach meiner Erfahrung in der Praxis oft beim mentalen "Loslassen" geholfen. 

Schaffen Sie die Voraussetzungen für eine erfolgreiche Nachfolge! Es geht hier schließlich auch um Ihr Vermögen, um Ihre Altersversorgung! 

4. Kommen wir zur Sache - erstellen wir zusammen das Notfallkonzept ...!

Zum betriebswirtschaftlichen Notfallkonzept sind von verschiedenen Stellen eine Reihe von Listen, Checklisten, Anweisungen und Tipps verfügbar. Achten Sie bei der Recherche nach solchen Hilfestellungen darauf, dass es sich hier nicht nur um rechtliche Themen des "Unternehmertestaments" handelt - das ist leider auch hier zu oft zu eng gefasst.

Ziel ist die Herstellung der Handlungsfähigkeit des Unternehmens
bei Ausfall des zentralen Geschäftsführers.

Ich schrieb bereits, Unternehmertestament und betriebswirtschaftliches Notfallkonzept sind hier Hand in Hand und ineinander verzahnt, aufeinander abgestimmt zu erstellen. Am besten gehen Sie beides gemeinsam an! In weiten Teilen, nicht ausschließlich, werden Sie die Schnittstellen zwischen rechtlichen und unternehmerisch-betriebswirtschaftlichen Themen automatisch feststellen und den diesbezüglichen Handlungsbedarf erkennen.

Ein betriebswirtschaftliches Notfallkonzept ist keine Wissenschaft, es geht um einfache und praktische Handlungsanleitungen, die zügig und nur allein durch das Konzept die Einarbeitung in die Aufgaben des zentralen Geschäftsführers möglichst friktionslos und schnell ermöglichen soll - und dies annahmegemäß, ohne Rückfrage halten zu können, denn der zentrale Geschäftsführer ist ja urplötzlich ausgefallen.

Beantworten Sie für das betriebswirtschaftliche Notfallkonzept mal prophylaktisch die folgenden Fragen:

• Welche Aufgaben nehme ich als zentraler Geschäftsführer wahr? Wie mache ich das, was brauche ich für die Erfüllung der Aufgabe? Stellen Sie dies so dar, dass der designierte Vertreter eine Art Leitfaden, eine Handlungsanweisung hat.
• Legen Sie fest: wer soll im Notfall welche Aufgaben übernehmen? Und natürlich besprechen Sie dies mit denjenigen, wenn das Notfallkonzept steht!
• Welche Abläufe sind von Ihnen als zentraler Geschäftsführer abhängig? Wer übernimmt im Notfall was zur weiteren Sicherstellung der Abläufe?
• Haben diejeningen überhaupt entsprechende Berechtigungen, Vollmachten, Vertretungsmacht, um diese Vertretung wahrnehmen zu können? 
• Wo sind für die Übernahme von Aufgaben und die Sicherstellung von Abläufen die notwendigen Dokumente? Ist der Zugang zu diesen Dokumenten sichergestellt?
• Was wurde für den Notfall in welcher Weise vorbereitet? Welche Sofortmaßnahmen sind zu ergreifen? Was ist tägliche operative Arbeit, was sind termingebundene Aufgaben?
• Wo finden sich die kritischen Informationen und Daten, die für den Fortgang des Betriebsablaufs, immer, laufend, sofort verfügbar sein müssen.
• Wer ist zu informieren innerhalb und außerhalb der Familie?
• Mit wem (ganz konkret: Name, Kontaktdaten ...) haben Sie bei der Wahrnehmung Ihrer Aufgaben zu tun? Denken Sie dabei auch an enge Geschäftspartner.
• Wie öffnet man den Tresor? Wie kommt man an notwendige Dokumente, an Ihre E-Mails, an Ihren PC/Laptop/Cloud, an die Daten aus ihrer Arbeit und aktuellen Projekten? 

Ablage an einem den Betreffenden bekannten Ort!

Oftmals werden die Dokumente des Unternehmertestaments und des betriebswirtschaftlichen Notfallkonzeptes in einem zentralen Ordner (analog oder digital) zusammengestellt und dokumentiert, so dass der designierte Vertreter oder ein Interim Manager ad hoc ohne (vermeidbare) Probleme übernehmen kann. Selbstverständlich muss die Existenz dieses Ordners und der Hinterlegungsort bekannt sein und der Zugriff darauf (Schlüssel? Kennwort?) gesichert sein. 

5. ... und realisieren wir Zusatznutzen ganz nebenbei!

Die folgenden Tipps sind nicht für jedes Unternehmen geeignet. Größere kennen das Folgende, jedoch insbesondere kleine und manche mittleren Unternehmen werden nicht unbedingt die folgenden Instrumente des Personal- und Organisationsmanagements bereits nutzen.

Wenn Sie schon ihre Aufgaben als zentraler Geschäftsführer rekapitulieren, zu Ihrer Stellenbeschreibung von Ihrer eigenen Position ist es nur ein kleiner weiterer Schritt. Und jetzt der Clou mit Blick auf die Vorbereitung Ihrer Nachfolge in Zukunft: nutzen die Stellenbeschreibung und definieren Sie gleichzeitig ein Anforderungsprofil für Ihren Vertreter (wenn Sie ausfallen und wiederkehren werden, denken Sie z.B. an den vorübergehenden Einsatz des internen Vertreters oder eines Interim Managers) bzw. für Ihren Nachfolger, wenn das Unternehmen übergeben werden soll. Ihre Familie, (Mit-)Gesellschafter, ein Beirat oder eine sonstige beauftragte Person wird Ihnen in dieser Notsituation dankbar sein.

Ihre Stellenbeschreibung (inkl. Anforderungsprofil) sollten Sie nebenbei im Zuge der Erstellung des Notfallkonzeptes mit verfassen.

Alles folgende wird jeweils etwas aufwendiger, aber Synergien wären realisierbar! 

• Wenn Sie schon ein Konzept erarbeiten, welche Ihrer Aufgaben auf welche Weise an wen im Unternehmen im Notfall übertragen werden sollten, setzen Sie sich also mit den betreffenden Stellen auseinander und man könnte auch gleich zumindest die betreffenden Stellenbeschreibungen und Anforderungsprofile angehen.
• Sie beschäftigen sich im Zuge der Erstellung des Notfallkonzeptes zumindest mit Ihren eigenen und angrenzenden Arbeitsprozessen. Vielleicht die Gelegenheit für ein umfassendes Prozessreview verbunden mit Optimierung der Prozesse im Unternehmen?
• Haben Sie Ihr Unternehmen organisatorisch mal mit einem (Aufbau-)Organigramm visualisiert?

6. Ein Fazit: Bereiten Sie Ihr Unternehmen vor und entlasten Sie Ihre Familie!

Treffen Sie Vorsorge für einen plötzlichen Ausfall des Unternehmers:

• nicht nur für ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ...
• Sie schaffen Sicherheit bei Ihren Kunden, Lieferanten und weiteren Gruppen, 
• Sie sichern eine möglichst reibungslose Fortführung im Notfall, 
• Sie entlasten Ihre Familie so weit wie möglich in dieser schwierigen Situation von Themen, die sich vorab regeln lassen, 
• Sie sichern den Wert Ihres betrieblichen (und privaten) Vermögens und können Ihre Familie absichern, 
• Sie entschärfen potentielle Konflikte im Vorfeld,
• und sie bereiten Ihre Nachfolge vor, indem Sie Anforderungen an einen Nachfolger definieren, die Verkaufsfähigkeit Ihres Unternehmens sicherstellen und einen angemessenen Kaufpreis absichern. 

Und enden Sie nicht auf halbem Weg. Die rechtlichen Vorkehrungen sind die eine Seite der Medaille, die betriebswirtschaftliche Vorsorge die andere. Treffen Sie auch in betriebswirtschaftlicher Hinsicht eine gewissenhafte Vorsorge für eine reibungslose Fortsetzung der Geschäftstätigkeit.

Und nutzen Sie die Notfallvorsorge auch zur einfachen Generierung von Zusatznutzen. Dies ist gar nicht so schwer und läuft teilweise einfach nebenbei oder unter Nutzung von Synergien.